“Non ci sono più gli eventi di una volta…”
Questa frase sembra uno di quei luoghi comuni che si ripetono tanto per far passare il tempo, ma mai come in quest’ultimo anno tutto ciò che ruota attorno al mondo degli eventi è stato oggetto di una pesante centrifuga che, in realtà, sembrerebbe non ancora finita.
Invece di stare fermi ad aspettare, vediamo come possiamo rivedere le vecchie abitudini per fare qualcosa di coinvolgente e per tenere i gruppi di lavoro uniti.
La ricerca del cambiamento, di trovare il lato positivo anche nei momenti difficili, riguarda in generale gli eventi e, nello specifico, gli eventi aziendali che prima della pandemia erano dei momenti molto utili per rafforzare i rapporti del team e per condividere con le persone la visione aziendale.
Se il tuo intento è quello di organizzare qualcosa di simile a una festa aziendale, starai impazzendo cercando delle idee originali da poter mettere in pratica in questo momento.
Vediamo quali potrebbero essere alcuni passaggi utili da affrontare e quali soluzioni potresti mettere in pratica.
I passaggi fondamentali per un evento aziendale di successo
La prima cosa che ti serve è l’organizzazione. Il nostro consiglio lavorando nel mondo degli eventi online e offline da tantissimi anni è quello di predisporre tutto l’occorrente in uno strumento digitale.
Alcune soluzioni come Trello o Milanote permettono di inserire tutti i dettagli, le informazioni e le idee mantenendo un forte impatto visivo che, in caso di feste o eventi, è molto utile.
Una volta creato il progetto “festa aziendale”, dovrai inserire man mano dei dettagli importanti come ad esempio il budget a disposizione, il numero dei partecipanti e le tempistiche necessarie per organizzare ogni cosa.
Non a caso, abbiamo messo come primo elemento il budget visto che determina la scelta delle soluzioni alle quali potrai accedere.
Il numero e il relativo elenco dei partecipanti ti sarà utile per pensare ai regali aziendali da inviare alle persone per farle sentire parte di un gruppo nonostante le difficoltà e l’eventuale distanza.
La definizione delle scadenze ti aiuta a capire quanto tempo serve per realizzare i regali, per spedirli, per scegliere gli strumenti digitali più adatti per organizzare degli eventi online, per invitare ospiti speciali o per definire qualsiasi altra idea utile a rendere l’evento memorabile.
Senza dimenticare che l’unione fa la forza e, dopo aver inserito i passaggi principali nello strumento scelto, puoi definire quali compiti delegare a colleghi o a professionisti. Questa potrebbe essere un’ottima occasione per coinvolgere i nuovi arrivati, farli sentire inclusi e parte dell’azienda.
Inoltre, lo stesso progetto che hai creato può essere condiviso con il team per dare la possibilità a tutti di inserire o di votare le idee migliori.
Questo perché, all’interno della tua bacheca organizzata, arriverà il momento di aggiungere le idee da concretizzare e se non sai cosa fare ecco qui 5 consigli per te:
1- Cene a distanza
In attesa di poter tornare a frequentare pizzerie o ristoranti, organizza una cena a distanza invitando online i colleghi per passare dei piacevoli momenti insieme, anche se da remoto. Puoi chiedere a qualcuno di suonare una chitarra per ricreare un clima rilassato, magari indossando le magliette aziendali che avrai fatto stampare e spedire per tempo.
2- Cucinare insieme online
Immagina di far collegare online i membri del team con l’intento di cucinare tutti la stessa cosa. Biscotti, torte o brioches… si assegna la ricetta e ogni partecipante inquadrerà il suo piano di lavoro e tutto quello che combinerà con farina, uova e zucchero.
3- Quiz a tema
Un’altra soluzione per unire il gruppo da remoto consiste nell’organizzare dei quiz di diverso tipo, una sorta di Trivial Pursuit online o qualsiasi altro gioco. Online si trovano tantissimi strumenti che rientrano nella categoria cosiddetta “icebreaker” che hanno come obiettivo quello di coinvolgere le persone facendole sentire a proprio agio anche online.
4- Webinar
Pensa a un tema specifico e a un’eventuale maratona con una serie di ospiti da invitare. Oltre ai singoli interventi, si possono organizzare delle stanze a tema per creare dei piccoli gruppi, conoscersi meglio, approfondire l’intervento trattato. Niente vieta di abbinare diverse idee per realizzare un plan dell’evento, senza dimenticare di inviare ai partecipanti anche i blocchi aziendali per segnare i loro pensieri da condividere con il gruppo. O, meglio ancora, invia in anticipo una Swag Box, ovvero una collezione di gadget personalizzati che ruotano attorno a un tema. È un’ottima soluzione per far sentire importante il team e stabilire un rapporto esclusivo.
5- Relax & Meditazione
Anche se online, un evento può essere utile per migliorare il benessere del gruppo. Per raggiungere questo obiettivo si possono organizzare delle sessioni a distanza di rilassamento. Con la collaborazione di un esperto, come può essere un istruttore yoga, durante gli incontri online si possono realizzare delle dimostrazioni che facciano vedere dei semplici esercizi. Anche pratiche di meditazione o alcuni esempi per fare stretching, come nella sessione nel video qui di seguito di Yogawithcalle. Qualcosa che le persone possono replicare durante le pause o per concludere le giornate lavorative con dei rituali, acquisendo una buona abitudine giornaliera con le pratiche del suo canale Instagram.
A questo punto avrai capito che la regola fondamentale è quella di rendere tutti partecipi durante l’evento, anche online, e di farli sentire parte di un vero gruppo. Il coinvolgimento è l’ingrediente segreto e farai sicuramente un’ottima figura!
